معمولاً مهمترین پرسشی که در ارتباط با اهداف پروژه بین ذی نفعان مختلف پروژه مطرح می شود، این است که "آیا ما می دانیم که برای چیزی که هنوز به صورت کاملاً صریح تعریف نشده است، تلاش می کنیم؟ " درک چنین موقعیتی که در هر پروژه به وجود می آید و تلاش برای ارایه پاسخ قانع کننده در بستر هر پروژه ، بسیار مهم است. نقطه مناسب شروع برای این کار ، در نظر گرفتن فرایند ترسیم شده در شکل است. بر این اساس، شش پرسش بنیادی وجود دارد که نیازمند بررسی و پاسخ دهی هستند.

برای سادگی، این سئوال ها را " شش چه" نامیده و در هر جا که مناسب باشد ، عنوان های داخل پرانتز نیز برای روشن کردن موارد، استفاده می شود. این نام گذاری کمک می کند که جنبه های شش گانه پروژه را همواره در نظر بگیریم.

پیکان های موجود در شکل ریشه های عدم قطعیت در پروژه ها را نمایش می دهند. همان طور که در شکل مشخص است، ریشه های عدم قطعیت می تواند به هدف اصلی پروژه (چرا) و حتی ذی نفعان (چه کسانی ) نیز مربوط باشد. در مراحل اولیه پروژه، در حین طرح و فکر اولیه، عدم قطعیت در بالاترین حد خود است و هدف پروژه و نهادهایی که درگیر خواهند بود چندان واضح و روشن نیستند.

عدم قطعیت و ریسک در پروژه ها

همان طور که پیش تر گفته شد، در پروژه ها نیز بین دو مفهوم رایج ریسک و عدم قطعیت تفاوت وجود دارد که بسیار واقع گرایانه تر از تعاریف پیچیده آن هاست. درک و روشن نمودن این تفاوت، به منظور کسب اطمینان از تمرکز و هدف گیری صحیح فرایند های مدیریت ریسک در "پروژه" انجام می گیرد. واضح است که تمامی عدم قطعیت ها در پروژه ها منجر به ریسک نمی شوند. مانند نرخ متغیر ارز در مورد سازمانی که اساساً با یک واحد پولی کار می کند؛ یا شرایط متغیر جوی در مورد پروژه هایی که در محیط های بسته (مانند پروژه های زیرزمینی) اجرا میشوند؛ یا تغییر در ضوابط قانونی و مقررات در مورد پروژه ای که خارج از حوزة نفوذ آن دسته مقررات است. به این ترتیب واضح است که تنها زیر مجموعة محدودی از تمامی عدم قطعیت ها در یک پروژه به عنوان ریسک پروژه مطرح می شوند.

منابع عدم قطعیت در فرایند تعریف پروژه

حال سوال این است که چه عاملی تعیین کننده عدم قطعیت هایی است که به عنوان ریسک محسوب می شوند؟ پاسخ، اهداف پروژه/سازمان هستند. عامل کلیدی و اساسی در تبدیل عدم قطعیت ها به ریسک، این واقعیت است که سازمان ها و پروژه ها اهداف مشخصی دارند که باید تأمین گردد . این اهداف در مورد یک سازمان، اهداف استراتژیک آن به شمار می روند که در شکل عملیاتی آن تبدیل به اهداف پروژه می گردند و معمولاً در منشور پروژه منعکس می شوند. میزان دستیابی به اهداف، میزان موفقیت پروژه و به تبع آن موفقیت سازمان را روشن می نماید و معمولاً به صورت گزاره های قابل اندازه گیری مثل بهره وری، نرخ بازگشت سرمایه یا سهم بازار، برآورده نمودن اهداف کلیدی سازمان مانند اهداف عملکردی یا بودجه ای، بیان می شوند.

اهداف یک پروژه، از بین تمام حالات ممکن آینده، مواردی را مشخص می کند که تلاش های پروژه باید آنرا برآورده سازد. در مدیریت پروژه این اهداف اغلب به صورت ترکیبی از معیار های زمان، هزینه و کیفیت/عملکرد/محدودة کار بیان می شوند. این سه موضوع، تشکیل مثلثی قوی از معیار های ثابت موفقیت پروژه را می دهند که عملکرد نهایی پروژه با آن سنجیده می شود. البته همه مدیران با تجربه می دانند که واقعیت به همان سادگی تعریف اهداف و سپس برآورده نمودن همه آن ها به صورت کامل نیست. مدیران همیشه با اهداف متناقض و گاهی ناسازگار سر و کار دارند. به همان صورتی که در بروشور تبلیغاتی یک شرکت پستی گفته شده بود: "ما خدمات خود را با قیمت پایین، تحویل سریع و کیفیت بالا ارایه می دهیم. هر دو تایی را که می خواهید انتخاب کنید!"

پروژه ها در برآورده کردن تمام اهداف تعریف شده مشکل دارند. از بین بی نهایت ترکیبات رویداد ها و شرایطی که وجود دارند، تنها یک ترکیب مشخص عملاً به وقوع خواهد پیوست و آینده بالقوه را تبدیل به واقعیت خواهد نمود. مسأله مطرح برای مدیران (سازمان و پروژه) این است که از بین آینده های ممکن پیش رو، نمی دانند کدام یک عملاً به وقوع خواهد پیوست. دامنه وسیعی از آینده های محتمل وجود دارند که از زمان حال و شرایط کنونی نشأت می گیرند. برخی از این آینده ها مطلوب هستند چرا که کمابیش اهداف و آرمان ها را تأمین می کنند و برخی دیگر مطلوب نیستند و مواردی را که ما علاقه ای به وقوع آن ها نداریم، نشان می دهند. برخی دیگر نیز در حال حاضر ناشناخته است یا به طور کامل غیر قابل شناخت هستند.

در مواجهه با این موارد، مدیران ملزم به انتخاب، تصمیم گیری یا سایر اقدامات مشابه هستند (گاهی عدم انتخاب یا به تعویق انداختن تصمیم گیری یا انجام ندادن هیچ عملی نیز شامل این اقدامات می شود ). پیرو هر انتخاب، تصمیم یا اقدامی، مجموعه ای از شرایط جدید خلق می شود که در شرایط تغییر نیافته پیشین وجود نداشتند. به این ترتیب، بر مبنای تصمیم های گرفته شده یا انتخاب ها و یا سایر اقدام ها، موارد احتمالی بیشتری امکان وقوع پیدا می کند که منجر به دامنه جدیدی از گزینه های محتمل می شود که باید در نظر گرفته شود. در هر مقطع زمانی ، دامنه آینده های ممکن، متفاوت از آن چیزی است که پیش از اتخاذ هر تصمیم وجود داشت و نیز متفاوت از تمامی دامنه های دیگر در هر زمان گذشته است. تصمیم گیری، انتخاب و اقدام هایی که منجر به حرکت به سمت اهداف مطلوب می شوند وظیفة تیم مدیریت پروژه است (وظیفه ای که به دلیل ماهیت همیشه در حال تغییر آینده های نامطمئن، بسیار مشکل می نمایاند).

همانگونه که گفته شد، موارد عدم قطعیت بسیاری در پروژه ها ممکن است پیش آید. برخی از آن ها پتانسیل تأثیرگذاری بر اهداف را دارند و در حقیقت این تعامل بین اهداف پروژه و عدم قطعیت هاست که ریسک را به وجود می آورد. ریسک در یک فضای انتزاعی و مستقل وجود نخواهد داشت . همیشه ریسک باید مربوط به هدفی باشد و آن را تحت تأثیر قرار دهد . اهداف معرف موضوعاتی هستند که تحت اثر ریسک قرار دارند و این دو عامل در کنار هم باید موجود باشند تا ریسک به وجود آید. در شکل زیر ارتباط بین این دو موضوع شرح داده شده است.

ریسک حاصل از تعامل عدم قطعیت ها و اهداف پروژه

همانگونه که شکل نشان می دهد، وجود عدم قطعیت (داخلی یا خارجی که ناشی از منابع متنوع فنی، مدیریتی یا تجاری است) بر روی اهداف، موجب پدید آمدن ریسک می گردد. اگر عد مقطعیتی وجود نمیداشت و آینده کاملاً قابل شناخت بود، ریسکی پدید نمی آمد. به طور مشابه، اگر اهداف به جای ثابت بودن، انعطاف پذیر بود و قابل تغییر تلقی می گردید، ریسکی وجود نمی داشت.

از این رو، تعامل عدم قطعیت ها با اهداف، علت اصلی به وجود آورنده ریسک پروژه است و تنها عدم قطعیت هایی که پتانسیل تأثیر بر اهداف را دارند، می توانند تبدیل به ریسک پروژه شوند. به عبارت دیگر ، ریسک را می توان عدم قطعیتی تعریف کرد که در صورت وقوع، یک یا چند هدف از اهداف پروژه را تحت تأثیر قرار می دهد. با این تعریف، واژه ریسک را می توان در کاربرد های متنوعی مطرح نمود.

کاربرد متداول مدیریت ریسک در پروژه، اداره کردن عدم قطعیت هایی است که اهداف پروژه را تحت تأثیر قرار می دهند. در واقع در این نقطه است که انواع ریسک به وجود آمده و توسعه می یابند. به عنوان مثال، ریسک های تجاری یا مالی را می توان به صورت عدم قطعیت هایی که اهداف مالی یا تجاری را تحت تأثیر قرار می دهند تعریف کرد. ریسک های استراتژیک مربوط به اهداف استراتژیک هستند. چنین برداشتی در مورد ریسک عملیاتی، ریسک فنی، ریسک زیست محیطی، ریسک ایمنی، ریسک بازار و غیره نیز درست است. ارتباط بین ریسک و اهداف در جدول نمایش داده شده است.

ارتباط بین ریسک و اهداف

نشاني ايميل (فعال): www.cpmiran.ir@Gmail.com

تلفن تماس: 09120983683 (98+)

شناسه تلگرام ادمین: Mehrdad_PM@

_______________________________________________________